Ett e‑arkiv är en lösning för långsiktigt bevarande av digital information. Syftet är att säkerställa att handlingar, data och informationsmängder kan bevaras, återsökas och användas över tid – oberoende av tekniska förändringar, systembyten eller organisatoriska omställningar.
Till skillnad från verksamhetssystem och dokumenthanteringssystem är ett e‑arkiv inte till för det dagliga arbetet, utan för att ta hand om information som ska sparas enligt lag, regelverk eller verksamhetsbehov.
Varför behövs ett e‑arkiv?
I takt med att allt fler processer blir digitala ökar också mängden information som måste bevaras på ett säkert och strukturerat sätt. Många organisationer sitter idag med stora informationsmängder i system som inte är byggda för långtidsbevarande. När systemen byts ut eller avvecklas riskerar informationen att bli otillgänglig eller gå förlorad.
Ett e‑arkiv:
- uppfyller krav enligt arkivlagstiftning och andra regelverk
- säkerställer informationssäkerhet, spårbarhet och autenticitet
- möjliggör långsiktig åtkomst till information oberoende av originalsystem
- minskar beroendet av äldre IT‑system
För organisationer inom offentlig sektor är e‑arkiv ofta en nödvändighet, men även privata verksamheter har stor nytta av strukturerad och säker digital arkivering.
Vad lagras i ett e‑arkiv?
Ett e‑arkiv kan innehålla information från många olika typer av verksamhetssystem, till exempel:
- ärendehanteringssystem
- ekonomisystem
- personal‑ och HR‑system
- verksamhetsspecifika facksystem
Informationen överförs till e‑arkivet tillsammans med metadata som beskriver innehåll, sammanhang och struktur. Detta gör informationen sökbar och begriplig även långt fram i tiden.
Vad är ett e-arkiv och hur skiljer sig e‑arkiv från andra system?
Ett e‑arkiv ska inte förväxlas med filservrar eller dokumenthanteringssystem. Skillnaden ligger framför allt i syftet:
- Verksamhetssystem används för att handlägga och bearbeta information
- Dokumenthanteringssystem stödjer det dagliga arbetet och samarbete
- E‑arkiv ansvarar för långsiktigt bevarande och åtkomst
E‑arkivet är därmed den sista och mest långsiktiga platsen för information.
Ett e‑arkiv är mer än teknik
Att införa ett e‑arkiv är inte bara ett tekniskt projekt. Det handlar också om styrning, regelverk, ansvar och förvaltning. För att lyckas krävs kunskap inom både arkivverksamhet, informationssäkerhet och IT‑infrastruktur.
Med ETERNA e‑arkiv får ni en lösning som är framtagen för långsiktigt bevarande och som kan anpassas efter era verksamhetskrav. Tillsammans med WhiteReds kompetens inom både e‑arkiv och IT‑infrastruktur får ni stöd genom hela processen – från införande till förvaltning.
