Många organisationer söker information om upphandling av e-arkiv när behovet av långsiktigt bevarande blir tydligt. Men i praktiken är en full upphandling sällan nödvändig. För verksamheter som vill komma vidare snabbare, med lägre risk och tydligare kostnadsbild, är avrop av e-arkiv ofta ett effektivare val.
ETERNA e-arkiv är utvecklat för att möta de krav som normalt ställs i en upphandling, men kan införas genom avrop.
Vad omfattar kraven vid upphandling av e-arkiv?
När organisationer påbörjar en upphandling av e-arkiv återkommer ofta samma kravområden:
- efterlevnad av lagar, regelverk och informationssäkerhet
- stöd för metadata, bevarande och gallring
- möjlighet till integration med verksamhetssystem
- långsiktig förvaltning och vidareutveckling
Utmaningen är inte att formulera kraven, utan att säkerställa att lösningen verkligen fungerar över tid och kan anpassas när organisationens behov förändras.
Vanliga fallgropar vid upphandling
Vid traditionell upphandling av e-arkiv uppstår ofta problem som:
- stort fokus på funktioner istället för långsiktigt bevarande
- otydligt ansvar för förvaltning efter införande
- underskattning av verksamhetsstöd och kompetensbehov
- långa ledtider innan lösningen är på plats
Resultatet blir i värsta fall ett e-arkiv som uppfyller kraven på pappret, men som är svårt att använda eller vidareutveckla.
Avrop av e-arkiv – ett enklare sätt att uppfylla kraven
Genom att avropa e-arkiv istället för att upphandla från grunden kan kommuner och myndigheter:
- korta tiden från beslut till införande
- minska juridisk och teknisk risk
- få en lösning som redan är anpassad för regelverk och standarder
- få tydliga ramar för både införande och förvaltning
ETERNA är ett etablerat e-arkiv som möter de krav som normalt ställs i en upphandling, men som kan införas snabbare genom avrop från exempelvis Kammarkollegiets ramavtal inom Programvaror och tjänster – Informationsförsörjning eller Programvarulösningar.
Ett e-arkiv är ett långsiktigt åtagande
Oavsett om vägen går via upphandling eller avrop är ett e-arkiv ett strategiskt system som påverkar organisationen under lång tid. Därför är det avgörande att välja en lösning som är byggd för långsiktigt bevarande och en partner som kan stödja både införande samt förvaltning av e-arkiv.
Med ETERNAS e-arkivering får ni en beprövad lösning som uppfyller kraven och gör det möjligt att gå direkt till avrop, utan att kompromissa med kvalitet eller efterlevnad.
