För många organisationer, särskilt inom offentlig sektor, uppstår förr eller senare frågan: måste man ha e-arkiv? Ofta drivs behovet inte av teknik, utan av lagkrav, ansvar för information och krav på långsiktig tillgänglighet.
I denna artikel reder vi ut hur arkivlagen, Riksarkivets föreskrifter, GDPR och informationssäkerhet hänger ihop – och vilken roll e-arkivet spelar i helheten.
Arkivlagen och digital information
Arkivlagen (1990:782) gäller även för digital information. Den ställer krav på att allmänna handlingar ska:
- bevaras
- hållas ordnade
- vårdas så att rätten att ta del av dem säkerställs
I en digital verksamhet innebär detta att information i verksamhetssystem måste kunna bevaras och återsökas även när systemen byts ut eller avvecklas. Många verksamhetssystem är inte byggda för detta, vilket gör att ett e-arkiv i praktiken blir nödvändigt för att uppfylla arkivlagens krav.
Ett e-arkiv är därför inte bara ett IT-stöd, utan en central del av organisationens arkivansvar.
Riksarkivets föreskrifter (RAFS) och e-arkiv
Riksarkivet har utfärdat flera föreskrifter som berör digital arkivering, ofta samlade under begreppet RAFS. Dessa styr bland annat:
- hur digital information ska struktureras
- vilka metadata som krävs
- krav på format, autenticitet och spårbarhet
För statliga myndigheter är föreskrifterna bindande och för kommuner samt regioner fungerar de ofta som normerande vägledning.
Ett e-arkiv behöver kunna stödja dessa krav, både tekniskt och organisatoriskt. Det handlar inte bara om att lagra information, utan om att säkerställa att den är tillförlitlig och begriplig över tid.
GDPR och e-arkiv – motsatser eller komplement?
GDPR upplevs ibland som ett hinder för arkivering, men i praktiken är earkiv ofta en del av lösningen.
GDPR ställer krav på:
- laglig grund för behandling
- informationssäkerhet
- korrekt hantering av personuppgifter
- möjlighet att radera när rättslig grund saknas
Samtidigt tillåter GDPR bevarande av personuppgifter när det krävs enligt lag, till exempel arkivlagen. Nyckeln är att kunna skilja på information som ska bevaras och information som ska gallras.
Ett e-arkiv med tydlig struktur, metadata och styrning gör det möjligt att:
- tillämpa gallringsbeslut korrekt
- skydda personuppgifter
- visa efterlevnad vid tillsyn
Informationssäkerhet och arkivering
Informationssäkerhet är en central del av allt arbete med e-arkiv. Det handlar inte bara om tekniska skydd, utan även om:
- spårbarhet
- åtkomstkontroll
- långsiktigt skydd mot förändring eller förlust
Digital information som inte arkiveras strukturerat riskerar att spridas över många system, filytor och personberoende lösningar. Det ökar risken för både informationsförlust och incidenter.
Ett e-arkiv bidrar till en mer kontrollerad och säker hantering av information över tid.
Bevarande och gallring av digital information
Alla handlingar ska inte sparas för alltid. Tvärtom är korrekt gallring en förutsättning för både laguppfyllelse och god informationshantering.
Utmaningen i digitala miljöer är att:
- veta vad som finns i systemen
- veta när information får gallras
- kunna genomföra gallring på ett säkert och kontrollerat sätt
E-arkiv spelar en viktig roll genom att:
- separera bevarandeinformation från verksamhetssystem
- skapa tydliga livscykler för information
- möjliggöra gallring enligt beslut och regelverk
Måste man ha e-arkiv?
För många organisationer är svaret i praktiken ja. Inte alltid uttryckligen av lag, men som en följd av:
- arkivlagen
- Riksarkivets föreskrifter
- GDPR
- ökade krav på informationssäkerhet och spårbarhet
Ett e-arkiv är ofta det mest hållbara sättet att ta ansvar för digital information över tid.
Med ETERNA e-arkiv och WhiteReds stöd får ni hjälp att tolka regelverk, omsätta krav till praktiska lösningar och bygga ett e-arkiv som håller juridiskt, organisatoriskt och tekniskt.
Vill du ta nästa steg?
Denna artikel används ofta som ingång till frågor som:
- Hur inför vi ett e-arkiv i praktiken?
- Vad krävs av vår organisation och IT-miljö?
- Hur säkerställer vi efterlevnad över tid?
Vi på WhiteRed hjälper er gärna vidare.
