Att införa ett e‑arkiv är ett strategiskt beslut som påverkar både verksamhet, IT och informationshantering. För många organisationer upplevs processen som komplex, men med rätt förberedelser går införandet att genomföra stegvis och kontrollerat. Så, hur inför man ett e-arkiv?
Steg 1: Förstå nuläget
Ett lyckat införande börjar med att skapa förståelse för vilka verksamhetssystem som finns, vilken information som lagras där och vilka regelverk som gäller. Arkivförordningen (1991:446) kompletterar Arkivlagen och innehåller detaljerade bestämmelser om hur myndigheter ska hantera och bevara sina arkiv. Många organisationer har idag information spridd över flera system utan en sammanhållen arkivlösning.
Steg 2: Sätt mål och ansvar
Det är viktigt att tydliggöra syftet med e‑arkivet: bevarande enligt lag, avveckling av system, informationssäkerhet eller ökad tillgänglighet. Roller och ansvar behöver förankras mellan arkivfunktion, verksamhet och IT.
Steg 3: Införande och systemanslutning
E‑arkivet kan införas successivt genom att ansluta ett system i taget. På så sätt skapas kontroll och erfarenhet samtidigt som nyttan realiseras tidigt.
Steg 4: Förvaltning över tid
E‑arkivet är ingen engångsinsats. För att säkerställa långsiktig efterlevnad krävs löpande förvaltning, uppföljning och anpassning till nya behov.
Med ETERNA e-arkiv och WhiteReds stöd får ni hjälp genom hela processen – från planering till införande och vidare förvaltning.
